Google Drive không cung cấp chức năng gốc để bảo vệ các tệp và tài liệu bằng mật khẩu bao gồm tệp PDF, Google Tài liệu và bảng tính. Người dùng không có tùy chọn mật khẩu bảo vệ thư mục Google Drive. Rất may, Amit Agarwal, Chuyên gia nhà phát triển của Google đã tạo “hộp công cụ PDF” để vượt qua hạn chế nhất định này.
Hộp công cụ PDF là một tiện ích bổ sung cho Google Drive cho phép người dùng thêm bảo vệ bằng mật khẩu cho các tệp PDF và tài liệu Google. Ứng dụng cũng cho phép bạn giải mã hoặc xóa mật khẩu khỏi PDF bằng Google Drive. Nhờ Hộp công cụ PDF, bây giờ bạn sẽ không phải tải tệp xuống máy tính của mình trước tiên để mã hóa hoặc giải mã tệp đó bằng một chương trình chuyên dụng. Bạn chỉ cần bảo vệ tài liệu của mình từ bên trong giao diện của Google Drive. Bên cạnh mã hóa, người ta có thể thêm các hạn chế cho việc in và nhận xét vào một tệp PDF.
Nhược điểm duy nhất là hộp công cụ PDF cần phải chuyển đổi các tài liệu gốc của Google như Google Tài liệu, Trang tính và Google Trang trình bày sang PDF trước khi mã hóa. Nếu bạn chủ yếu xử lý các tệp PDF thì bạn không nên lo lắng về việc mất định dạng tệp gốc.
GHI CHÚ: Bạn không thể chọn tệp PDF hoặc tệp Google vượt quá 10MB vì Google Drive áp dụng giới hạn kích thước tệp là 10 MB.
Bây giờ, hãy xem cách bạn có thể bảo vệ bằng mật khẩu tài liệu PDF, Excel hoặc Google Documents trong Google Drive bằng Hộp công cụ PDF.
Cách mã hóa tệp PDF trong Google Drive
Để bảo vệ mật khẩu tệp PDF trong Google Drive, hãy làm theo các bước bên dưới.
- Cài đặt tiện ích bổ sung Hộp công cụ PDF và cấp cho nó quyền cần thiết.
- Chọn một tài khoản Google và nhấn ‘Cho phép’ để cho phép hộp công cụ PDF truy cập vào các tệp Google Drive của bạn.
- Sau khi cài đặt, hộp công cụ PDF sẽ được thêm vào thanh bên của Drive. Nếu bạn không thể nhìn thấy thanh bên, chỉ cần nhấp vào nút "Mở bảng điều khiển bên" ở góc dưới cùng bên phải.
- Để mã hóa, hãy chọn một tệp PDF hoặc tài liệu Google trong Google Drive và nhấp vào biểu tượng ‘Hộp công cụ PDF’ trong thanh bên.
- Nhấp vào 'Ủy quyền' để cấp quyền truy cập vào tệp đã chọn. Bạn cần phải cho phép mỗi khi bạn muốn mã hóa hoặc giải mã một tệp.
- Bây giờ, hãy mở rộng phần “Mã hóa PDF”. Nhập tên tệp đầu ra, nhập mật khẩu và chọn xem bạn có muốn cho phép in và nhận xét trên tệp được mã hóa hay không.
- Nhấp vào nút “Mã hóa” để thêm mật khẩu bảo vệ vào tệp PDF của bạn.
Sau khi tệp được mã hóa, tệp sẽ tự động được lưu thành một tệp riêng biệt trong thư mục Google Drive của bạn. Mở tệp và bây giờ nó sẽ yêu cầu mật khẩu để mở. Trong khi đó, bạn cũng có thể tải xuống tệp được bảo vệ hoặc gửi trực tiếp tệp qua email dưới dạng tệp đính kèm cho người mong muốn.
CŨNG ĐỌC: Cách lưu PDF từ Google Drive vào iPhone
Cách xóa mật khẩu khỏi PDF trong Google Drive
Để mở khóa tệp PDF trong Google Drive, các bước tương tự.
- Đã chọn một tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu trong Google Drive và mở ứng dụng 'hộp công cụ PDF' trong thanh bên.
- Cho phép Hộp công cụ PDF truy cập tệp được mã hóa.
- Mở rộng phần “Giải mã PDF” và nhập mật khẩu mà bạn đã sử dụng trước đó để khóa tệp PDF.
- Nhấp vào nút "Giải mã" và tất cả các hạn chế PDF sẽ bị xóa nếu mật khẩu chính xác.
- Tệp PDF đã mở khóa (không có mật khẩu bảo vệ) sẽ được tải lên Drive của bạn dưới dạng tệp mới.
Cách khóa ứng dụng Google Drive trên iPhone
Không thể đặt mật khẩu bảo vệ tệp hoặc thư mục trong ứng dụng Google Drive trên iPhone hoặc iPad. Tuy nhiên, bạn có thể bảo mật Google Drive bằng Face ID hoặc Touch ID trên thiết bị iOS của mình. Bằng cách này, bạn có thể ngăn truy cập trái phép vào ứng dụng Google Drive trên iPhone của mình.
Kiểm tra các bước bên dưới để khóa Google Drive trên iPhone và iPad.
- Đảm bảo rằng ứng dụng Google Drive được cập nhật lên phiên bản mới nhất. [Tham khảo: Cập nhật ứng dụng trên iOS 14]
- Mở ứng dụng Google Drive và nhấn vào nút menu (biểu tượng bánh hamburger) ở trên cùng bên trái.
- Nhấn vào Cài đặt> Màn hình riêng tư.
- Bật nút chuyển đổi bên cạnh 'Màn hình quyền riêng tư'.
- Nhấn vào tùy chọn 'Yêu cầu xác thực' và chọn 'Ngay lập tức' nếu bạn muốn Drive khóa ngay lập tức sau khi bạn chuyển sang một ứng dụng khác.
Ứng dụng Google Drive hiện sẽ yêu cầu xác thực Face ID hoặc Touch ID bất cứ khi nào bạn truy cập.
Thẻ: Add-onGoogle DocsGoogle DrivePassword-ProtectPDFPrivacy